作業 >> 5. 閱讀「基本組織」。

基本組織

什麼是組織?

談到「組織」,大多數的人都有許多聯想。他們覺得組織像一個具有身分的個體,而不是一種動態的活動。

讓我們來看看到底什麼是組織。

假設我們要把一堆紅色、白色和藍色的珠子組織起來。

現在我們來畫組織圖。 簡要的說,組織圖(org board,是organizing board的縮寫)顯示一個組織的功能、職責、溝通管道,及一個機構中的順序和權力。

我們把這些珠子全部丟給負責人,珠子現在是一團亂的狀態。

顯然,負責人必須依照一定路線傳送這些珠子,才能從這團混亂中脫身。 所以就變成這樣:

因此,我們瞭解負責人該做的事:依照路線傳送。 他將事物或動作分門別類。

到目前為止,這是一個靜態的組織。

我們必須要有產品。 產品的意思就是一件完成的事物,它在活動之內或之外可以有交換的價值。 產品可以是服務或物品,它可以提供給外界組織的人或提供給組織中的另一個成員。

假設這個組織的產品就是有鑽孔的珠子、串起來的珠子和裝箱好的珠子。

那就變成這樣:

或是這樣:



或者是這樣:

使用哪種形式的組織圖並不是特別重要,重要的是它必須能夠處理進來的珠子。

如果「組織」裡只有一個人,他仍須要有組織的觀念和某種組織圖。

假如要處理的量增加了,就必須增加人手。 如果增加人手,卻沒有組織圖,混亂也會同時增加。

一個沒有組織圖的組織,會因為負荷過重加上流動錯綜複雜而癱瘓。 這些流動互相衝突,便形成混亂。

困惑就是一連串粒子(身體、溝通或其他項目)沒有固定模式的流動。 粒子相互碰撞、彈開,而後仍然滯留在同一個區域裡。 此時不會有產品,因為要有產品,就一定要有東西往外流。

我們現在觀察到兩樣東西。 有一些東西是穩定的: 位置或是職位(在團體或組織中的工作、職位)。 還有一些東西在流動: 那些歷經改變的東西。

因此,組織裡的各個位置,會改變流動中的粒子。

粒子的流動是有順序的。

事物進入組織,產生改變,再流出去。

一個只有一種項目(紅珠子)的組織,就不像有多個項目的組織那麼複雜。

任何活動都有一定的順序,而且要有不會流動的定點,才能處理正在流動的東西。

一個穩定的端點不見得只能做一件事,但若要負責多項工作,它還是必須有正確的行動順序。 (「端點」是指一個傳遞、接收或傳達訊息的人。)

不管是船上的引擎室、律師事務所或任何組織,都是如此。

以引擎室為例:燃料進來,變成動力,然後流出去。 其中有人負責操作機械,有人負責維修機械。 這些動作雖然可以由一個人來執行,但工作量增加時,你必須規畫好每一個動作,加以分類,然後放到組織圖上,好讓人知曉並遵循,否則引擎室不會運作順暢。

這裡的做法是,把操作和維修劃分為兩種動作,並將這兩種活動放在同一張組織圖上。

總工程師維持流動的進行,並讓各端點(人)執行他們的工作。

在律師事務所,我們可以看到不同動作所構成的流動。

這樣是一種照流動排列的組織圖,可能由不同的人(各有不同的技術)負責各個位置。

或者,我們可以做一張靜態的組織圖。

但如果是這樣,就必須將行動縱向排列,才能產生流動。

一個只列出端點的組織圖通常不會有流動。

過去典型的軍隊組織圖是這樣的:

人數愈來愈多的時候,就必須要有一張流動的組織圖。

所以組織的順序為:

1. 調查有哪些類型的粒子。

2. 找出每一種粒子要如何改變,才能做成產品。

3. 依據改變的順序,指定負責改變的端點。

組織圖也必須包含這些動作:辨別粒子類型,將粒子按路線傳送,由各個端點做改變,再以產品的形式傳送出去。

組織圖若要實用,也必須考慮到如何取得原料、發送產品,以及如何讓這個行動週期及其監督管理獲得報酬。

一間公司有各式各樣的活動。

公司基本上是將許多小型的組織圖整合在一起來運作的大型組織圖。

組織任何事物所必須知道的基本原理,都已在本文中說明了。

規畫任何行動,都必須要能設想流動的順序,以及粒子在各點產生的變化。 你必須能看到粒子(文件、人、金錢)從哪裡進來、從哪裡出去。

你必須能認出任何可能停滯的地方,然後修正或處理那部分的流動。

一張正確的組織圖會讓各種流動連綿不絕;它們不會互相衝突,而會進來、經過理想的改變、成為產品而後離開。