Per raggiungere la meta che si prefigge, un singolo individuo, un gruppo o un’attività deve conoscere certi principi che riguardano l’organizzazione. 

Quando si prende in esame l’organizzazione nella sua forma più semplice, quando si è alla ricerca di certe azioni chiave o delle circostanze che fanno funzionare l’organizzazione, quando occorre una rassegna di istruzioni per le persone che sia molto semplice e veramente essenziale e che produca dei risultati, si scopre che è necessario mettere in evidenza soltanto alcuni punti. 

Lo scopo dell’organizzazione è TRADURRE LA PIANIFICAZIONE IN REALTÀ. 

Per realtà s’intende una situazione o una cosa che esiste veramente. 

L’organizzazione non è un sistema troppo elaborato, complicato e fine a se stesso. Quella è burocrazia nella sua peggiore espressione. Dove le statistiche sono fini a se stesse, dove i regolamenti sono fini a se stessi, il fallimento è inevitabile. 

L’unico pregio (dato che non tutto il male viene per nuocere) di una struttura burocratica complessa, difficile da controllare e priva di scopo, è che fornisce posti di lavoro agli amici dei suoi amministratori. Se inoltre non è la causa di tasse gravose e del rischio di bancarotta per le spese del suo mantenimento, se questo sistema non opprime la popolazione o gli impiegati produttivi con ispezioni aggressive e controlli inutili, l’organizzazione finalizzata alla creazione di posti di lavoro non è negativa, ma al di là dei benefici per l’occupazione è inutile; soltanto quando le viene conferita troppa autorità diventa distruttiva. 

In Francia e in altri paesi, il re inventava titoli e mansioni per fornire un impiego alle orde di nobili parassiti che formavano l’aristocrazia locale, così da tenerli a corte, sotto sorveglianza, ed evitare il rischio che provocassero dei danni nelle province, dove avrebbero potuto istigare i propri sudditi. “Guardiano degli sgabelli”, “Depositario della vestaglia reale” e altri titoli del genere venivano contesi, comprati, venduti e mantenuti con ferocia. 

La lotta per il prestigio, lo sforzo per diventare più importanti e avere un motivo personale per esistere e per essere rispettati, ostacolano quegli sforzi sinceri che mirano a organizzare in modo efficace, così da concludere qualcosa, così da conseguire qualcosa di economicamente valido. 

All’atto pratico, l’organizzazione fine a se stessa crea in genere un mostro con cui diventa estremamente difficile convivere, a tal punto che alla fine viene sovvertito. Perdite di produzione, tasse alte, ingerenze fastidiose o minacciose nei confronti della popolazione o di chi produce veramente: queste azioni favoriscono e provocano la bancarotta o la rivolta (di solito entrambe le cose), anche nelle imprese commerciali. 

Perciò, per avere un senso, per essere utile e durevole, un’organizzazione (associazione, impresa, azienda, gruppo, ecc.) deve essere conforme alla definizione menzionata sopra: 

TRADURRE LA PIANIFICAZIONE IN REALTÀ. 

Nelle aziende, così come nelle nazioni, in realtà non è che manchino i sogni. Ad eccezione dei più corrotti, chi amministra un’azienda o uno stato desidera vedere un miglioramento, specifico o generale che sia. Questo vale anche per i suoi dirigenti e, dato che è alla base di quasi tutte le rivolte, indubbiamente anche per i lavoratori. Dal vertice fino alla base, la gran maggioranza delle persone quindi desidera un miglioramento. 

Più cibo, più profitti, salari migliori, strutture migliori e, in generale, una migliore qualità e una maggior quantità di tutto ciò che considerano positivo o vantaggioso. Questo include anche una diminuzione di ciò che generalmente considerano negativo. 

I programmi che ottengono il sostegno generale, sono costituiti di più fattori che recano il beneficio e di meno fattori che recano danno. “Più cibo, meno malattie”, “più case belle, meno tuguri”, “più tempo libero, meno lavoro”, “più posti di lavoro, meno disoccupazione” sono esempi tipici di programmi validi e accettabili. 

Ma il fatto di avere semplicemente un programma significa avere soltanto un sogno. Nelle aziende e tra i partiti politici, i programmi utili sono molto numerosi. Soffrono solo di una mancata esecuzione. 

Il fallimento dei programmi avviene in svariati modi: il programma è troppo vasto; generalmente non è considerato abbastanza desiderabile; non serve affatto; arrecherebbe benefici soltanto a pochi. Queste sono ragioni superficiali. La ragione fondamentale è la mancanza di abilità organizzativa. 

Con un’organizzazione adeguata, qualunque programma potrebbe essere realizzato, anche quello considerato troppo ambizioso, quello parzialmente accettabile, quello necessario o quello inutile. 

I piani quinquennali, che erano molto in voga in certi stati, erano quasi tutti molto validi, ma quasi tutti hanno fallito i loro obiettivi. Non perché fossero irreali, troppo ambiziosi o generalmente inaccettabili, ma per mancanza di organizzazione. 

Non sono i sogni a mancare all’uomo, a mancargli è il know-how necessario per realizzarli. 

Il buon management ha due obiettivi distinti: 

Prolungare la vita di una ditta, di una cultura o di una società esistente.

Tradurre la pianificazione in realtà. 

Quando si ha una base su cui operare — vale a dire un territorio, un popolo, delle attrezzature e una cultura — per mantenerla in esistenza serve un buon metodo amministrativo. 

Perciò i punti (1) e (2) citati sopra si riducono al punto (2). Il piano è “prolungare la vita dell’entità esistente”. Aziende o nazioni non sopravvivono se non si continua a crearle. Perciò un sistema amministrativo di qualunque tipo, non importa quanto sia rudimentale, è necessario per perpetuare qualsiasi gruppo o qualunque suddivisione di gruppo. Anche un re, un capo o un dirigente che non abbiano altri sistemi di supporto a cui la gente possa sottoporre le dispute sulle terre, l’acqua o lo stipendio, rappresentano un sistema amministrativo. Anche nel caso del caposquadra di un gruppo di scaricatori che non devono far altro che caricare camion, è in azione un sistema amministrativo estremamente complesso. 

Aziende e nazioni non vanno avanti solo per il fatto di essere lì o perché rispettano le tradizioni. Vengono mantenute costantemente in esistenza da una qualche forma di amministrazione. 

Quando un intero sistema di amministrazione esce di scena o viene perduto o dimenticato, il crollo è inevitabile, a meno che non subentri immediatamente un sistema nuovo o sostitutivo. 

Il cambiamento di un capo reparto, più di quello di un direttore generale e senz’altro più di quello di un governante, può dar luogo alla distruzione di una parte o del tutto, dato che il vecchio sistema, sconosciuto, trascurato o dimenticato, può finire e non essere sostituito da un nuovo sistema che sia capito. I trasferimenti frequenti in un’azienda o in una nazione possono mantenere l’intero gruppo piccolo, disordinato e confuso, dato che tali trasferimenti distruggono quella pur limitata amministrazione che poteva essere esistita in precedenza. 

Perciò, se è vero che, da un punto di vista amministrativo, i cambiamenti, gli errori o le mancanze possono portare alla rovina qualunque tipo di gruppo, è importantissimo conoscere quel soggetto fondamentale che è l’organizzazione. 

Anche quando un gruppo si trova ad un punto effetto (nel senso che non origina niente, ma si limita a difendersi dalla minaccia di un disastro) deve pur sempre pianificare. E se pianifica, in qualche modo deve far eseguire il piano. Anche in una situazione semplice come quella di una fortezza attaccata, la difesa dev’essere organizzata tramite la pianificazione e l’attuazione del piano, non importa quanto rudimentale sia. L’ordine “Respingete gli invasori che hanno preso d’assalto le mura a sud” è il risultato dell’osservazione e della pianificazione, anche se brevi o non molto complete. Il lato sud delle mura verrà difeso per mezzo di qualche sistema di amministrazione, anche se si tratta solo di alcuni sergenti, che una volta sentito l’ordine, spingono i loro uomini verso quelle mura. 

Una ditta con debiti ingenti deve pianificare, non foss’altro che per tenere a bada i creditori. E anche per fare soltanto quello, è necessario un sistema amministrativo. 

La terribile delusione di un giovane leader che, pianificando una nuova, molto potente e grandiosa era, si ritrova invece ad affrontare vecchie stupidaggini, non è dovuta alla sua “folle ambizione” o “mancanza di realismo”, bensì all’assenza di know–how organizzativo. 

Anche i presidenti o i primi ministri eletti nelle democrazie sono vittime di questa terribile delusione. Comunemente si asserisce che “rinneghino le promesse fatte durante la campagna elettorale” o che “tradiscano i cittadini”, ma la verità è che, semplicemente, non conoscono le basi del know–how organizzativo, così come non le conoscono i loro parlamentari. Non riescono a realizzare le promesse della loro campagna elettorale; e questo non perché quelle promesse fossero troppo ambiziose, ma semplicemente perché sono dei politici e non degli amministratori. 

Alcuni pensano che sia sufficiente avere un sogno meraviglioso. Sono convinti che, soltanto perché l’hanno sognato, ora si avvererà. Si irritano molto quando vedono che non si avvera.  

Intere nazioni, per non parlare di gruppi, società o ditte commerciali, si sono dibattuti nella confusione per decine di anni, perché i sogni e i piani fondamentali non venivano mai realizzati. 

Che la pianificazione riguardi la ripresa economica di uno dei paesi del Terzo Mondo o la costruzione di un nuovo magazzino più vicino all’autostrada, il divario tra il piano e la realtà è comunque costituito dalla mancanza di know–how amministrativo. 

I veri ostacoli tra la pianificazione e la realtà non sono l’ignoranza delle basi tecniche o la scarsità dei mezzi finanziari, e neanche la mancanza di autorità o la pianificazione irreale.